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山東君正專業整理檔案管理

2021-01-05
山東君正專業整理檔案管理

③全過程整理君正專業整理檔案對必須接收和征集的零散檔案,進行包括工作全部內容的系統化和編目。檔案整理要求保持文件之間的歷史聯系,便于保管利用。文件之間的歷史聯系是指文件在產生和處理過程中形成的內部相互關系,專業整理檔案主要表現在文件的來源、時間、內容和形式等方面的聯系。維護文件之間的歷史聯系有時可采用不同的方法,在優選時應以便于檔案保管和利用為其要求,并使二者統一起來。

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我國有大量具有極高的文物、學術和藝術價值的紙質文獻,其中部分紙質文獻經過長期的使用和保存,紙張已經泛黃、發脆、粉化,面臨著損毀甚至消亡的威脅,還有一部分書籍經過幾百甚至上千年的流傳仍然完好如初。這表明,紙質文獻的耐久性差異非常大。因此,深入了解紙張老化的影響因素及其機理,有助于選擇適宜的紙質文獻保存和使用條件,延緩紙張老化、延長紙質文獻的壽命。本文重點介紹紙張酸堿性對其老化的影響。年代較近的民國時期文獻的損毀程度遠超明清時期文獻,研究發現,民國時期文獻采用酸性機械紙制成是其壽命短的主要原因。目前,國內外研究者均認識到了酸性物質對于紙質文獻壽命的關鍵性影響,并從酸堿性對紙張老化的影響、酸堿性影響紙張老化的機理和緩解酸性物質造成紙張老化的措施三個角度進行了許多相關研究。

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1、檔案庫房是保存檔案的重要基地,非本室工作人員嚴禁入內。2、庫房內嚴禁吸煙、喧嘩、動用火種,嚴禁攜帶危險品進入。3、庫房門窗要牢固,隨走隨關,班前班后要經常檢查,嚴防檔案丟失和意外事故發生。4、庫房內要保持清潔衛生,有防火、防盜、防光、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防污染等措施。5、檔案裝具要堅實、耐用、整潔大方。

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隨著新技術的發展,檔案資源的載體已呈現多樣化,除傳統的紙質、圖片、膠卷等載體外,已出現了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化,傳統的檔案管理模式和檢索方式已不能適應形勢發展的要求,因此,檔案管理設備必須首先實現現代化。

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一、凡機關工作活動中形成的具有保存價值的文件材料(包括黨、政、工、團、以及人事、保衛、專業、財會等工作中形成的文件材料),均由文書部門或業務部門進進整理、歸檔,并定期向本機關檔案室移交。二、機關領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料應及時交給辦公室文書人員,統一進行歸檔文件整理。三、凡本單位參加外出學習、考察、參加各種會議的人員返回單位后,三日內必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書人員,統一進行歸檔文件整理。四、各業務科室在辦件過程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原則,由本科室進行整理、立卷、歸檔。五、機關文書部門或業務部門應在第二年上半年向本機關檔案室移交檔案,并辦理移交手續。六、機關財務部門應把會議檔案保管二年期滿后,在三月末之前移交本機關檔案室,并辦理移交手續 。

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縮微攝影技術和數碼影像技術的應用,為檔案管理實現數字化提供了有力支持。所謂檔案信息數字化,就是通過計算機、掃描儀等現代電子技術將館藏檔案資料轉化為電子文件??s微攝影技術是把大量的紙質文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件,數碼影像是通過數碼相機和光磁轉換實現對影像的高清晰處理,其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件。實行檔案信息數字化后,可通過計算機進行智能化檢索,檢索速度快、范圍廣,這就從根本上解決了紙質檔案給庫容帶來的壓力,克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術、數碼技術與計算機的結合應用,對檔案管理中的照片、圖片出現的退色、滲化和消褪,能有效地進行技術處理,使原始面貌還原,有利于影像長期保存和準確復制,有利于計算機查閱照片案卷。圖文并茂,聲像俱全,這是檔案管理發展的必然趨勢。

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