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北京君正金融企業檔案管理

2021-01-05
北京君正金融企業檔案管理

檔案是社會發展的“記錄儀”,是社會信息的“儲存庫”。檔案管理實現計算機化是大勢所趨。作為檔案工作者,必須認清檔案管理現代化的趨向,努力學習微機使用、管理知識,以實現檔案管理規范化。1、檔案管理將實現無紙化、虛擬化 隨著計算機技術的普及和網絡的不斷延伸,無紙化辦公將變為現實,傳統的以紙質為載體的檔案管理方式將發生根本的變革。無紙化辦公和自動化已成為當今的發展趨勢。文件可以通過網上收發,報告可以通過網上傳輸,這樣既簡化了文件收發過程中的手續,又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發展給辦公自動化帶來的變革,同時也給傳統的檔案管理工作提出了新的挑戰。

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檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態,它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息,以數字化的形式存儲,網絡化的形式互相連接,利用計算機系統進行管理,形成一個有序結構的檔案信息庫,及時提供利用,實現資源共享。

北京君正金融企業檔案管理

1、凡公司發出的文件,由管理部的有關人員收集,交由檔案專管員歸檔2、一項工作已完成時,由經辦人員將進行該項工作形成的全部文件材料系統整理后,主動送交專管員歸檔3、編制交接表,一項資料由經辦人交專管員歸檔時,應登記并雙方簽名4、每年三月進行一次全面、徹底的清查整理5、正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔6、歸檔的文件材料應是原稿原件,一般不用復制件。應注意:檢查應蓋公章是否已蓋,文件沒有標題應加上標題,內容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期 7、歸檔的影像音資料要寫上文字說明8、歸檔的文件材料必須經過初步整理,把同一具體問題的文件材料集中在一起,按文件的先后形成排列好9、財務憑證、報表由主辦會計負責保管。

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包括:區分全宗、全宗內檔案分類、案卷封面編目、案卷目錄編制金融企業檔案具體內容(1)會計憑證類:反映資金牧付業務的原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他出納憑證(2)財務報告類:包括月度、季度、年度的出納報告、君正金融企業檔案附注及文字說明,銀行存款對賬單應銀行存款余額調節表,其他出納報告(3)會計賬簿類:現金日記賬、銀行存款日記賬、其他貨幣資金明細賬、輔助賬簿及其他備查薄(4)其他類:作為收付依據的合同、協議及其他文件;按規定應單獨存放保管的重要票證單據,如作廢的支票、作廢的發票存根聯與發票、作廢的收據存根聯與收據;出納盤點表和出納考核報告等(5)檔案管理類:出納檔案移交清冊、出納檔案保管清冊以及出納檔案銷毀清冊。出納人員對檔案進行整理時,一般包括分類、裝訂和成冊。

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