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北京知商文書檔案管理

2021-01-10
北京知商文書檔案管理

1、經過鑒定確需銷毀的檔案,必須列出檔案銷毀清冊文書檔案2、檔案銷毀,必須嚴格執行審批制度,各類檔案必須經部門經理、總經理、董事長審批同意知商文書檔案 后銷毀。文書檔案管理3、批準銷毀的檔案,要有兩人鑒銷;銷毀完畢,鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》上注明“已銷毀”。

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1、外單位查閱檔案時,必須持有介紹信,注明查閱人的姓名、政治面貌及查閱內容或范圍。2、查閱黨組、局長辦公會議記錄、紀檢工作等有關案卷和絕密數字時,需經辦公室主任批準;查閱一般檔案資料時,檔案員需進行登記,經辦公室主任批準,方可查閱。3、凡查閱檔案者,一般不準將檔案帶出檔案室,如需要借出時,必須經有關領導批準;查閱者必須按規定查閱,與查閱內容無關的文字材料不準隨意翻閱、摘抄。4、查閱檔案者要愛護案卷,不得將案卷拆毀、拆頁、勾抹、圈點,嚴防污染檔案;查閱時不得吸煙;也不得將案卷轉借他人或帶回家中。5、查檔抄錄的材料經檔案工作人員審核無誤后,簽字蓋章,否則無效。6、借出的案卷一般不能超過七天,如延期使用,需補辦延期手續7、借出或還回的案卷,必須嚴格履行登記、注銷和檢查手續,當面點清,如發現差錯,及時追究責任,并采取補救措施。

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四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。五、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用六、文件資料檔案的保管、查閱1、所有檔案必須入框上架,科學排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放2、文件柜、檔案室要保持整潔衛生,認真做好文件檔案“八防”工作,特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈,要定期檢查、經常核對文件檔案資料,發現問題及時處理、報告并做好相關記錄,確保文件檔案資料的完整與安全七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料,須報請公司分管領導批準,外單位人員要查閱、復印公司檔案,必須持單位介紹信并經本公司分管領導批準后,方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借不論是誰查閱、復印檔案,公司檔案管理員都必須如實進行登記,注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容八、對于公司機密文件及檔案的管理,要有專柜存放并單獨設鎖,無關人員不準接觸,工作人員要嚴守機密。

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立檔建立了一套標準的檔案整理服務流程,從接收移交案卷到分類整理,再到裝訂歸檔,Z后入庫上架,規定了每個步驟的具體操作規范,制定了嚴謹的整理流程和崗位責任制。同時,公司還結合實際,并根據各行業領域不同種類的案卷類型制定了各類檔案的整理標準及規范,廣泛的服務于各政府機關和企事業單位,為用戶提供優質的整理服務。

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檔案資源共享是檔案管理的目的,而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏,虛擬化就是通過網絡互聯和館際互借來增加館藏,豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯網,從一定意義上說,檔案資源可以無限擴大,遠至大洋彼岸,近到同城鄰里,都可以在極短的時間里查到你所需要的信息資料,從根本上解決了傳統檔案管理的難題,而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優點。

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