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朝陽君正專業整理檔案管理

2021-01-22
朝陽君正專業整理檔案管理

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態,專業整理檔案管理它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息,君正專業整理檔案以數字化的形式存儲,網絡化的形式互相連接,利用計算機系統進行管理,形成一個有序結構的檔案信息庫,及時提供利用,實現資源共享。

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1、各種檔案按組卷要求,由立卷人整理,按有關規定裝訂并移送檔案室統一保管。2、各種檔案的文字書寫,必須用藍黑或黑墨水書寫,禁用其它筆書寫。3、檔案一般不外借,確因工作需要借閱檔案時,均應在檔案室按有關要求借閱。4、檔案要做到安全保管,定期檢查,積極創造檔案保管條件,做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密,保持經常通風。5、檔案室內嚴禁吸煙,嚴禁存放易燃、易爆物品,嚴禁使用電器。

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(一)歸檔范圍 1、行政綜合類:包括重要的會議材料;制定的內部法規性、政策性文件;組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料;發展規劃、工作總結匯報;政府機關頒發的重要文件。2、組織人事教育培訓類:員工變動表、花名冊、教育培訓卡3、會計統計類:年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明,各種季度報表、月報表,政府主管部門下發的有關文件材料4、質量管理類:質量管理方面的制度5、技術類:產品及生產方面技術文檔6、銷售紀事類:公司大規模的銷售活動紀事。

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檔案是社會發展的“記錄儀”,是社會信息的“儲存庫”。檔案管理實現計算機化是大勢所趨。作為檔案工作者,必須認清檔案管理現代化的趨向,努力學習微機使用、管理知識,以實現檔案管理規范化。1、檔案管理將實現無紙化、虛擬化 隨著計算機技術的普及和網絡的不斷延伸,無紙化辦公將變為現實,傳統的以紙質為載體的檔案管理方式將發生根本的變革。無紙化辦公和自動化已成為當今的發展趨勢。文件可以通過網上收發,報告可以通過網上傳輸,這樣既簡化了文件收發過程中的手續,又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發展給辦公自動化帶來的變革,同時也給傳統的檔案管理工作提出了新的挑戰。

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