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檔案整理歸檔過程中的整理技巧

2019-07-16

(一)歸檔文件“件”的區分與修整


首先是以我為本(以發文單位為主)。凡是本單位所產生的發文(紅頭文)必須歸檔,遼寧檔案管理其它單位(包括上級、同級和下級機關)的來文,需要辦理的文件(辦件)必須歸檔,重要的文件材料應該歸檔,閱知類的文件可以不歸檔。


文件以“件”為單位進行整理歸檔。一般以每份文件為一件,


1.文件正本與定稿為一件(重要文件如法律法規等須保留歷次修改稿的,其正本與歷次稿包括定稿各為一件)。


2.正文與附件為一件(附件是指附屬于正文之后的其他文件材料,作為正文的補充說明或參考材料,如附帶的圖表、統計數字,正文批準或發布的法規文件等等。一般來說,正文與附件為一件,如果附件數量較多或者太厚不易裝訂時,也可各為一件)。

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3.原件與復制件為一件(對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件(如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件),以及使用中出現破損的文件,應復制后歸檔。復制件包括復印機制作的復印件以及手工謄寫的抄件等。這些復制件應與原件作為一件)。


4.轉發文與被轉發文為一件(轉發文與被轉發文是一份文件的不同部分,前者往往包括貫徹意見及執行要求,后者則是具體內容,它們在發揮文件效力方面難以分割,因此也應作為一件)。


5.報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(報表、名冊、圖冊等一般每冊(本)內容都相對完整,具有獨立的檢索價值,因此應按照其本來的裝訂方式,一冊(本)作為一件)。


6.來文與復文各為一件(這是比較特殊的一種規定?!皝砦呐c復文”是對聯系密切的來往性質的文件材料的概括性表述,也包括“去文與復文”,從文種上看包括請示與批復、報告與批示、函與復函、通知與報告等等)。


7.請示與批復各為一件。


8.報告與批示各為一件。


正文與文件處理單(文件在運轉過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發文稿頭紙,有的還附有領導批示的簽批條等。這些表單真實地記錄了文件的形成、辦理過程,是歸檔文件不可分割的重要組成部分,應與文件作為一件)。


“為一件”是指在實體上裝訂在一起,編目時也只體現為一條條目。


歸檔文件的整理工作,必須遵循文件的形成規律,保持文件之間的有機聯系。排列方法強調按事由排列。


歸檔文件按照不同年度、不同機構(問題)、不同保管期限等形成中的客觀規律進行相對集中,維護不同文件間的有機聯系。排列文件時,強調了“事由原則”,將同一事由形成的文件排列在一起,使文件間的有機聯系得以充分體現。


在裝訂之前,將全部文件梳理一遍,按照以上整理原則,將屬于一件的材料放在一起,以便于裝訂,防止返工。


 

(二)文件裝訂順序


歸檔文件材料修整完畢,需要使用符合檔案保護要求的裝訂材料重新加以裝訂,固定文件頁次,防止文件張頁丟失,便于歸檔后保管和利用的作用。


裝訂前首先應將原有的訂書釘、回形針等對文件保存造成影響的金屬物品拆掉(原文件已使用不銹鋼釘的保持原裝訂不動)。


其次必須對它們進行排序。順序如下:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉發文在前,被轉發文在后;復文在前,來文在后。漢文本在前,少數民族文字文本在后。不同文字的文本,無特殊規定的,中文本在前,外文本在后。有文件處理單的,一般放在Z后;但如果已粘貼牢固的可放在Z前面,這樣可以作為首頁加蓋歸檔章,從而更好地保護正本的原始面貌。


再次應將“件”內的各頁按一定方式對齊,便于將來翻閱利用。一般來說,采用左上角裝訂的,應將左、上側對齊;采用左側裝訂的,應將左、下側對齊。(建議管理文件類采用左側裝訂,污染源種類采用左上角裝訂。一般一件裝訂兩枚不銹鋼訂書釘為宜)


裝訂以“件”為單位進行,對裝訂材料做統一規定,一般采用不銹鋼訂書釘裝訂,如文件太厚,則建議采用三孔一線。


裝訂要求:裝訂用品必須是對歸檔文件無害,不影響檔案的保存壽命。裝訂方式應能較好地維護文件的原始面貌。


2.蓋章位置


歸檔章一般應用紅色印油加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置,使用鋼筆、藍黑墨水筆填寫內容,如果領導批示和或收文章占用上述位置,可將歸檔章蓋在首頁的其他空白位置,但以上端為宜。如果機關發文有簽發單的,或收文有文件處理單的,也可放在Z前面作為首頁,這樣可在其上加蓋歸檔章,以更好地保護文件正本的原始面貌。文件首頁確無蓋章位置或重要文件須保持原貌的,也可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。歸檔章盡量不要壓住文件字跡,也不宜與批示文字或收文章等交叉。


3.按歸檔文件年度、保管期限和排列順序分別逐件編號。


以年度為界線,由全宗單位檔案室集中整理歸檔的,一個保管期限編一個大流水號;由全宗單位內各部門分別整理歸檔的,每個部門內按保管期限分別編三個小流水號。


4.每“件”文件的頁數填寫該件的實際有效頁數。


(注意不要用鉛筆填寫頁號,要用鋼筆、碳素或藍黑墨水筆填寫或用號碼機編頁碼)


單面印刷的文件在正面右上角處填寫實際頁數;


雙面印刷的文件在正面右上角處及背面的左上角處填寫實際頁數;


文件中出現與本文無關的頁面(如:有些單位為了節省紙張,用已經用過的紙張的背面印文件),須在上面用鋼筆、藍黑墨水筆批“Ⅹ”。上報等表格沒有填寫內容的頁批“Ⅹ”(如已蓋“此頁空白”章的則不用“Ⅹ”),但要編頁號,并計算頁數。 



(四)歸檔文件排列順序


歸檔文件的排列以“事由”為原則,即同一事由的相關文件應當排列在一起。事由可以是指一件具體的事,或一個具體的問題,或一段較緊密的工作過程。并且盡可能將關系密切的(如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的)文件材料排列在一起。


1.以年度為界線,按照年度—保管期限相對集中排序。


(1)由全宗單位檔案室集中整理歸檔的,一個保管期限從1開始編一個大流水號;


(2)由全宗單位內各部門(即機構)分別整理歸檔的,每個部門(即機構)內按保管期限分別編三個小流水號。


2.保管期限,按問題和內容確定保管期限;按長久、長期/30年、短期/10年的順序依次編排。


3.同一事由形成的文件排序按照文件的生成時間順序序依次排列。



裝盒時應注意以下問題:


1.應視檔案盒的厚度選擇厚度適宜的文件,盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個整體(即盡量放滿檔案盒),豎立放置時不至于使文件彎曲受損。


2.按照排列的先后順序依次裝盒;一盒裝滿后,順次裝入下一盒即可。


3.不同形成年度的歸檔文件不要放入同一檔案盒。


4.不同保管期限的歸檔文件不要放入同一檔案盒。


5.由全宗單位內各部門(即機構)整理歸檔的,不同部門(即機構)的檔案不要裝入同一盒內。


6.一件文件(如講稿、書稿)太厚,一個平常的檔案盒裝不下,可根據文件厚度,選擇厚度適當的同一種類檔案盒裝入盒。


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