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檔案管理具體工作由哪些環節構成

2019-07-16

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。


包括:檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。


這 8 項工作的劃分只是相對穩定,也有分為 6個環節的,也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。


由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統,故也有按多層次進行劃分的方法。


其一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統,各子系統又下分若干層次小系統。


檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節;檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成,信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

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整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發展,還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的Z終目的是提供檔案信息為社會實踐服務,檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少,并有一定程序。它們組成一個有機整體,為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用,同時也相互關聯、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結合進行,甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。


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